WhatsApp, Drive y correo: dónde terminan los datos de tus clientes
No están prohibidos, pero cada uno deja copias que no controlas. Qué riesgo tiene cada canal y cómo ordenarlo sin pelearte con tus clientes.
Tu cliente te manda la foto de su cédula por WhatsApp. Tú la descargas, la reenvías por correo a tu asistente, ella la sube a Drive y la imprime. Ese dato quedó en al menos cinco lugares, y en dos de ellos —el celular de alguien y la conversación de WhatsApp— no lo controla la oficina.
Canal por canal
- WhatsApp: el mensaje está cifrado en tránsito, pero el archivo queda en la galería del teléfono, en los respaldos y en cada teléfono al que se reenvió. Si el teléfono es personal y la persona se va, se lleva los datos.
- Correo: cada adjunto es una copia en la bandeja de entrada y en la de enviados, a veces durante años. Un error en el destinatario es la filtración más común.
- Drive o Dropbox: mejor que lo anterior si las carpetas tienen permisos ordenados. El problema son los enlaces «cualquiera con el enlace» que nadie revoca y las cuentas de ex colaboradores.
Lo que pide la ley, aplicado
Ninguna de estas herramientas está prohibida. Lo que la ley de protección de datos personales pide es que puedas decir qué datos tienes y dónde, cuidarlos y responder cuando te pregunten. Con los datos repartidos en cinco canales, las tres cosas se hacen difíciles.
Cómo ordenarlo sin cambiarle la vida al cliente
- Un lugar oficial por cliente. Lo que llega por otro canal se guarda ahí y se borra del canal.
- Pide los documentos por un enlace, no por WhatsApp. El cliente sube el archivo desde el celular igual de fácil, y llega directo a su lugar. Más en cómo pedir documentos a un cliente.
- Manda informes por enlace, no adjuntos. Sabes cuándo se abrió y no queda una copia más en cada bandeja.
- Una cuenta por persona del equipo, nada de claves compartidas.
Si quieres dejarlo por escrito, la plantilla de política de gestión documental trae estas reglas listas para copiar.