Términos del servicio

Expedientes es una plataforma para que profesionales que trabajan por encargo —abogados, arquitectos, contadores, corredores, consultores y otros— organicen la información de cada cliente: sus expedientes, documentos, notas, personas involucradas y fechas críticas.

Expedientes no es un sistema contable ni tributario, no gestiona trámites judiciales ni administrativos, no impone flujos de trabajo y no presta asesoría legal ni de cumplimiento. Facilita que ordenes tu información; la responsabilidad por tu trabajo profesional sigue siendo tuya.

Para crear una cuenta tienes que ser mayor de 18 años y tener capacidad para contratar. Si la creas para una empresa u oficina, declaras que tienes facultades para obligarla, y estos términos rigen para ella.

El servicio está pensado para el trabajo profesional. Si contratas como consumidor, o como micro o pequeña empresa en los términos de la Ley 20.416, tienes además los derechos que la Ley 19.496 te reconoce, y nada de lo que dicen estos términos los limita.

Para usar el servicio creas una cuenta con tu correo y una contraseña. La cuenta es la unidad que contrata y paga: un profesional solo es una cuenta de un miembro; una empresa o una oficina es una cuenta con varios.

Quien crea la cuenta es su titular. El titular puede invitar a otras personas, darles un rol —Titular, Gestión, Colaboración, Lectura, o roles que defina la propia cuenta— y quitarlas. Lo que cada miembro ve y puede hacer depende de ese rol, y el titular responde por el uso que su equipo hace de la cuenta.

Eres responsable de mantener tu contraseña en secreto y de avisarnos por el formulario de contacto si sospechas que alguien más entró con ella. Puedes cerrar tus sesiones abiertas desde la aplicación.

El servicio se paga por adelantado, al precio del plan que elijas al contratar. El precio se fija en pesos chilenos, con IVA incluido, e incluye el espacio de almacenamiento y los topes del plan; no cobramos por usuario. Los precios vigentes están en la página de precios y en tu cuenta.

Los primeros 14 días no se pagan. Al configurar la cuenta se abre un período de bienvenida sin cobro y sin tarjeta, para que pruebes el servicio antes de contratarlo. Al terminar, para seguir usándolo tienes que contratar un plan.

Puedes pagar de dos formas:

• Mes a mes, con tarjeta. Registras tu tarjeta una vez y se cobra cada mes, por adelantado, el mismo día en que empezó tu plan, en la zona horaria de tu cuenta; si ese día no existe en un mes, el último día de ese mes. Si te quedan días ya cubiertos, el primer cobro es cuando terminan. Si un cobro no se puede hacer, se reintenta. Es una renovación automática: sigue cada mes hasta que la detengas, y puedes detenerla en cualquier momento desde la aplicación.
• Por adelantado, por varios meses. Un solo pago por el plazo que elijas, sin guardar la tarjeta y sin renovación automática. Al terminar, renuevas cuando quieras.

Los pagos los procesa Flow, un proveedor de pagos chileno. Los datos de tu tarjeta los recibe Flow, o el medio de pago que elijas en su página; nosotros no los recibimos ni los guardamos.

No hay derecho de retracto. El servicio empieza en el momento en que pagas, y por eso, como la Ley 19.496 lo permite para los servicios, no se puede dejar sin efecto el pago por arrepentimiento. Te lo decimos también en la pantalla de pago, antes de pagar. Para probar el servicio están los 14 días de bienvenida.

El precio que pactas al contratar se mantiene en cada renovación. Si cambiamos el precio de un plan, el cambio alcanza a las cuentas nuevas y a las que aún no tienen un precio pactado, no a quien ya está pagando.

Puedes cambiar de plan en cualquier momento, y el plan nuevo rige de inmediato. Si pagas mes a mes, se cobra en tu tarjeta el plan nuevo menos lo que te quedaba del anterior. Si tenías meses pagados por adelantado, lo que no usaste no se pierde: se convierte en tiempo del plan nuevo, y los meses que pagues se suman desde ahí.

Si un período vence sin pago, la cuenta sigue operando durante un margen de 7 días. Pasado el margen, la cuenta se bloquea: nadie puede trabajar en ella hasta que se pague, pero la información no se borra.

Podemos ofrecer códigos promocionales que concedan días o meses sin pago, descuentos o espacio adicional. Cada código tiene sus condiciones —vigencia, planes a los que aplica, cuántas veces se puede usar— y cada cuenta puede usar cada código una sola vez.

Por cada pago emitimos el documento tributario que corresponda a los datos de facturación que registres en tu cuenta. Eres responsable de que esos datos sean correctos. Los documentos quedan disponibles en tu cuenta.

Lo que guardas en Expedientes es tuyo: los datos de tus clientes, los expedientes, los documentos y las notas. Nosotros los custodiamos para prestarte el servicio y no los usamos para ningún otro fin. No los vendemos, no los compartimos con terceros fuera de los necesarios para operar el servicio, y no los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial.

Expedientes no envía tu información a servicios de inteligencia artificial por iniciativa propia. Tu cuenta puede conectar su propio asistente de IA: si lo hace, lo que ese asistente lee se envía a quien lo ofrece, por instrucción de tu cuenta, y tu cuenta responde por ese uso (sección 7).

Las facturas y boletas que emites a tus clientes y registras en Expedientes también son parte de tu información. Conservarlas el tiempo que exige la ley tributaria es responsabilidad tuya.

Puedes pedirnos una exportación de tu información —documentos, notas, clientes, expedientes y las facturas que emites a tus clientes— en cualquier momento, también dentro de los 90 días siguientes a eliminar la cuenta. La preparamos a pedido tuyo y te la entregamos para descargar.

Nuestro equipo no ve el contenido de tu cuenta: nuestras herramientas internas no le muestran tus clientes, expedientes, notas ni documentos, tampoco para investigar un error. Sobre tu contenido solo actúa a pedido tuyo —para recuperar, con tu aprobación desde la aplicación, algo que borraste y ya no está en tu papelera, o para preparar una exportación— y para borrarlo cuando eliminas la cuenta, en el plazo de la sección 12. Cada intervención queda registrada.

Cómo tratamos los datos personales, los tuyos y los de tus clientes, está en la Política de privacidad.

Respecto de los datos personales de tus clientes y de las demás personas que guardas en tu cuenta, tú eres el responsable del tratamiento y Expedientes actúa como encargado, según la Ley 21.719. Esta sección es el contrato que la ley pide para ese encargo:

• Objeto y finalidad: guardar, organizar y mostrarte la información de tus clientes y expedientes, y nada más. No la tratamos para fines propios.
• Duración: mientras tu cuenta exista, y los 90 días de conservación posteriores a eliminarla.
• Datos y titulares: los que tú decides guardar —nombres, datos de contacto e identificación, documentos, notas y fechas— de tus clientes, de las personas involucradas en tus expedientes y de quienes te entregan documentos o reciben los que envías.
• Nuestras obligaciones: tratar los datos solo según tus instrucciones, que son las que das al usar la aplicación o un asistente de IA que conectes; guardar confidencialidad; aplicar las medidas de seguridad que describe la Política de privacidad; avisarte sin dilación si sufrimos una vulneración de seguridad que afecte esos datos, con lo que necesites para cumplir tus propias obligaciones; asistirte para responder a un cliente que ejerza sus derechos; y, al terminar, entregarte tu información y borrarla en los plazos de la sección 12.
• Subencargados: para operar el servicio usamos los proveedores que nombra la Política de privacidad —alojamiento, correo, pagos y red—, cada uno obligado por contrato a proteger los datos. Al aceptar estos términos autorizas ese encargo. Si vamos a cambiar o agregar uno, te lo avisamos por correo con al menos 30 días de anticipación; si no estás de acuerdo, puedes eliminar tu cuenta antes.
• Tus obligaciones: tener una base legal para tratar los datos de tus clientes e informarles lo que la ley exige. Expedientes no verifica ninguna de las dos cosas.

Asistentes de IA. Tu cuenta puede permitir que sus miembros conecten su propio asistente de IA, para que lea y agregue información en la cuenta por ellos:

• La función viene apagada. La enciende un titular de la cuenta, que elige qué miembros pueden conectar un asistente y si la cuenta acepta solo los asistentes que Expedientes verificó o también otros. Cada miembro autorizado elige su asistente y acepta, al conectarlo, qué podrá hacer.
• El asistente ve lo mismo que ve la persona que lo conectó: clientes, expedientes, notas y documentos. Si ella lo permite, también puede agregar clientes, expedientes, notas, documentos, personas y fechas. No puede borrar ni modificar nada de lo que ya existe, y las fechas que agrega quedan como sugeridas hasta que alguien de tu equipo las confirme.
• Tu cuenta puede dejar clientes y expedientes fuera del alcance de los asistentes: ningún asistente los recibe. Salvo que la persona dé permiso para ver los datos de identificación completos, el RUT, los correos y los teléfonos le llegan parcialmente ocultos.
• Lo que el asistente lee se envía a quien ofrece ese asistente, que puede procesarlo fuera de Chile. Ese proveedor lo elige tu cuenta, no Expedientes: es un proveedor tuyo, no un subencargado nuestro, y Expedientes no controla lo que hace con esa información ni puede recuperarla, tampoco si un cliente tuyo pide borrar sus datos. Entregarle esa información, también fuera de Chile, es una decisión de tu cuenta.
• Antes de encender la función te corresponde tener la base legal para ese tratamiento, el acuerdo que necesites con el proveedor del asistente e informar a tus clientes lo que la ley exige. Expedientes no verifica nada de eso ni te asesora sobre ello.
• Si un titular apaga la función o quita una autorización, o si la persona desconecta su asistente, el acceso se corta en pocos minutos. Guardamos un registro de cada consentimiento y de lo que entregó cada llamada de un asistente, como describe la Política de privacidad.

Lo que borras pasa 30 días en la papelera de tu cuenta, donde cualquiera con permiso puede recuperarlo. Pasados los 30 días deja de verse en la cuenta y de contar en tu plan, y se conserva hasta 90 días más en una retención desde la que solo nuestro equipo puede recuperarlo, a pedido del titular.

«Eliminar definitivamente», que solo puede hacer el titular, borra de inmediato y sin retención: la llave que cifra el documento se destruye y el contenido queda irrecuperable. Es la forma de atender una solicitud de supresión de un titular de datos.

Al usar el servicio te comprometes a no:

• guardar información que no tengas derecho a tratar, o usarla para fines distintos de los que informaste a sus titulares;
• guardar o compartir contenido cuya tenencia o difusión sea ilegal, y en ningún caso material de abuso o explotación sexual de menores;
• guardar o compartir software malicioso, o contenido que infrinja derechos de terceros, como los de propiedad intelectual;
• intentar acceder a cuentas ajenas o a partes del servicio que no te corresponden;
• interferir con el funcionamiento del servicio, sobrecargarlo o intentar vulnerar sus medidas de seguridad;
• revender o sublicenciar el servicio.

Nuestro equipo no revisa el contenido de las cuentas. Si una autoridad nos lo ordena, o recibimos una denuncia fundada de contenido ilegal, podemos suspender la cuenta y entregar a la autoridad lo que la ley nos exija.

Si una cuenta incumple estos términos, o si su uso pone en riesgo la seguridad del servicio o de otras cuentas, podemos suspenderla, avisando el motivo al titular, hasta que se resuelva. Pagar no levanta una suspensión por incumplimiento.

El software de Expedientes, su diseño, su marca y su documentación son nuestros o de quienes nos los licencian. Al contratar te damos una licencia de uso limitada, no exclusiva e intransferible, por el tiempo que dure tu suscripción, para que tú y tu equipo usen el servicio en tu actividad profesional. No te transferimos ningún otro derecho: no puedes copiarlo, modificarlo, hacer ingeniería inversa ni crear a partir de él un servicio propio.

Esto no alcanza a tu información, que es tuya (sección 6). Si nos das sugerencias o comentarios sobre el servicio, podemos usarlos para mejorarlo, sin obligación ni pago hacia ti, y sin que eso te dé ningún derecho sobre lo que hagamos con ellos.

Hacemos lo razonable para que el servicio esté disponible y para resguardar tu información, incluidos respaldos periódicos. Puede haber interrupciones por mantenimiento o por causas fuera de nuestro control; en lo posible las avisamos antes. El servicio se presta «tal como está», sin garantía de que esté libre de errores.

El soporte se atiende por el formulario de contacto, en días y horas hábiles de Chile.

El servicio evoluciona: podemos agregar, cambiar o quitar funciones. Si vamos a quitar algo que usas de forma relevante, te lo avisamos con al menos 30 días de anticipación y, cuando corresponda, te decimos cómo llevarte lo que tenías ahí.

Puedes dejar de renovar en cualquier momento, desde la aplicación, por el mismo medio en que contrataste: la cuenta sigue operando hasta el fin del período pagado y después se bloquea. Dejar de renovar o cambiar de plan no genera devoluciones en dinero: lo pagado se usa hasta su fin, o se convierte en tiempo del plan nuevo.

Reembolsos. Si hubo un cobro mal hecho —uno duplicado, o un monto que no corresponde— o tienes otra razón para pedir que te devolvamos un pago, escríbenos por el formulario de contacto. Lo revisamos caso a caso y, si corresponde, lo devolvemos por el mismo medio con que pagaste.

El titular puede eliminar la cuenta desde la aplicación. Desde ese momento nadie puede volver a entrar en ella. Su información —incluidas las facturas y boletas que emitiste a tus clientes— se conserva 90 días y después se borra de forma definitiva. Dentro de ese plazo puedes pedirnos una exportación para llevártela.

Podemos cerrar una cuenta que lleve 120 días bloqueada sin pago, avisando al titular por correo con al menos 30 días de anticipación. Cerrarla es lo mismo que eliminarla: su información se conserva 90 días, en los que puedes pedirnos una exportación, y después se borra de forma definitiva.

Si alguna vez dejamos de prestar el servicio, o decidimos terminar tu cuenta sin que hayas incumplido estos términos, te avisamos con al menos 30 días de anticipación, te devolvemos lo que hayas pagado y no usado, y tienes los mismos 90 días para llevarte tu información.

Eres responsable de cumplir los plazos y obligaciones de tu trabajo profesional. Expedientes te ayuda a verlos; no los cumple por ti.

No respondemos por lo que hagan los usuarios de tu cuenta: tú decides a quién sumas y con qué rol, y te corresponde velar por que la usen bien.

Tampoco respondemos por lo que haga un asistente de IA conectado a tu cuenta, ni por lo que haga con tu información quien ofrece ese asistente. Lo que el asistente agrega queda en tu cuenta como cualquier otra cosa que agregue tu equipo, y lo que lee lo recibe un proveedor que eligió tu cuenta.

En la medida en que la ley lo permite, no respondemos por daños indirectos, lucro cesante ni pérdida de oportunidades, y nuestra responsabilidad total frente a ti, por cualquier causa relacionada con el servicio, se limita a lo que nos pagaste en los 12 meses anteriores al hecho que la origine. Este límite no se aplica a los daños causados por dolo o culpa grave nuestra, ni a los que la ley no permita limitar.

Si un tercero nos reclama por la información que guardas en tu cuenta, por el uso que tú o tu equipo hacen del servicio, también mediante un asistente de IA que tu cuenta conectó, o porque trataste datos de tus clientes sin tener derecho a hacerlo —incluido entregarlos al proveedor de ese asistente—, te corresponde hacerte cargo de ese reclamo y de lo que nos cueste.

Ni tú ni nosotros respondemos por lo que no se pueda cumplir por fuerza mayor o caso fortuito, como cortes de luz o de internet, terremotos, incendios u otros desastres, código malicioso, o fallas en la conexión o en los equipos de tu lado.

Podemos cambiar estos términos. Si el cambio es relevante te lo avisamos por correo con al menos 30 días de anticipación. Si sigues usando el servicio después de esa fecha, aceptas los términos nuevos; si no estás de acuerdo, puedes cerrar tu cuenta antes.

• Avisos. Los avisos que estos términos mencionan te los mandamos al correo del titular de la cuenta; tenerlo al día es responsabilidad tuya. Los tuyos, por el formulario de contacto.
• Cesión. No puedes ceder tu cuenta ni estos términos a otra persona sin nuestro acuerdo; cambiar el titular de la cuenta desde la aplicación no es una cesión. Nosotros podemos cederlos a quien continúe el servicio, por ejemplo si la empresa se vende o se reorganiza, avisándote.
• Si una cláusula no vale. Si una parte de estos términos resulta nula o inaplicable, el resto sigue vigente.
• No renuncia. Que no exijamos algo de estos términos en un caso no significa que renunciemos a exigirlo después.
• Acuerdo completo. Estos términos y la Política de privacidad son todo lo acordado entre tú y nosotros sobre el servicio, salvo lo que pactes por escrito aparte con nuestro equipo.

Estos términos se rigen por las leyes de Chile. Cualquier controversia se somete a los tribunales de Rancagua, sin perjuicio de las acciones que la Ley 19.496 te permita ejercer ante otros tribunales.

Para cualquier consulta sobre estos términos escríbenos por el formulario de contacto.