Política de privacidad

Expedientes SpA, RUT 78.537.143-7, con domicilio en Rancagua, Chile («Expedientes»). Para cualquier asunto sobre tus datos personales escríbenos por el formulario de contacto.

Tus datos como usuario. Si creas una cuenta o entras a Expedientes, tratamos tus datos para prestarte el servicio. De esos datos somos el responsable, y esta política los describe.

Los datos de tus clientes. Lo que guardas en tu cuenta sobre tus clientes —sus nombres, contactos, documentos y expedientes— lo decides tú: tú eres el responsable de ese tratamiento y Expedientes es el encargado. Los tratamos solo para prestarte el servicio, siguiendo tus instrucciones, y no para fines propios. Si un cliente tuyo quiere ejercer sus derechos sobre esos datos, debe dirigirse a ti; nosotros te asistimos en lo que necesites para responderle. Las condiciones de ese encargo están en la sección 7 de los Términos del servicio.

Si no tienes cuenta y un profesional te pide o te envía documentos. Entras por un enlace que te llega por correo, y para eso tratamos tu correo, un código de verificación, lo que subes y tu dirección IP. Lo que subes o recibes es parte de la cuenta del profesional que te lo pidió, y él es el responsable; el acceso al enlace lo protegemos nosotros, para que nadie más que tú lo use.

• Identificación y acceso: tu nombre, tu correo y tu contraseña. La contraseña se guarda como un hash irreversible; nadie, tampoco nosotros, puede leerla.
• Cuenta y facturación: el nombre de tu cuenta, país, zona horaria, los datos de facturación que registres y el historial de pagos y documentos tributarios. Si pagas mes a mes con tarjeta, lo que el proveedor de pagos nos deja ver de ella: la marca y los últimos cuatro dígitos. De cada intento de pago, cuándo se hizo, desde qué dirección IP y con qué navegador: es lo que permite responder un reclamo por un cobro.
• Uso del servicio: cuándo entras, desde qué aplicación, los intentos fallidos de ingreso y lo que haces en tu cuenta, que queda en su historial para ti y tu equipo.
• Soporte: lo que nos escribas cuando nos contactes.

No recogemos datos tuyos de otras fuentes y no usamos rastreadores de publicidad.

• Prestarte el servicio que contrataste: crear tu cuenta, dejarte entrar, guardar tu información y cobrarte. Base: la ejecución del contrato.
• Seguridad: detectar intentos de acceso no autorizados, bloquear credenciales tras intentos fallidos y registrar lo que hace nuestro equipo sobre tu cuenta. Base: nuestro interés legítimo en proteger el servicio y el tuyo en proteger tu información.
• Obligaciones legales: emitir y conservar documentos tributarios. Base: el cumplimiento de la ley.
• Avisarte de lo que pasa con tu cuenta: un cobro que falló, una invitación, un enlace para cambiar la contraseña. No enviamos correos comerciales sin tu consentimiento.

No tomamos decisiones automatizadas que te afecten, no elaboramos perfiles y no usamos tus datos para publicidad. El servicio no está dirigido a menores de 18 años, y no tratamos a sabiendas datos de menores como usuarios.

Solo con quienes necesitamos para operar el servicio, y solo lo necesario para que hagan su parte:

• Alojamiento: Akamai (Linode), con los servidores en Los Ángeles, Estados Unidos. Ahí viven la aplicación y la base de datos, cifrada en reposo.
• Correo: Postmark, de Estados Unidos, para enviarte los correos del servicio.
• Pagos: Flow, de Chile, que procesa los pagos y, si pagas mes a mes, guarda tu tarjeta para cobrarla. Recibe tu nombre, tu correo y el monto de cada cobro. Los datos de tu tarjeta los recibe Flow, o el medio de pago que elijas en su página; nosotros no los recibimos ni los guardamos.
• Red: Cloudflare, de Estados Unidos. Todo lo que entra a Expedientes desde internet pasa por su red, que lo protege de ataques y lo entrega a nuestros servidores. Para eso ve tu dirección IP y cada petición que hace tu navegador, cifradas de extremo a extremo; no conserva el contenido de tu cuenta.
• Comprobar que eres una persona: también Cloudflare, con su servicio Turnstile. Cuando entras, creas una cuenta o pides un enlace para cambiar la contraseña, tu navegador hace una comprobación que no ves, para frenar a los programas automáticos que prueban contraseñas o crean cuentas en masa. Para eso Cloudflare recibe tu dirección IP, datos técnicos de tu navegador y de la conexión, y la página donde ocurre la comprobación; no recibe tu correo ni tu contraseña. Cloudflare usa esos datos para distinguir personas de programas y para mejorar esa detección, como explica en su política de privacidad de Turnstile. Si la comprobación no resulta, puedes desactivar la VPN o el bloqueador, o usar otro navegador.

Transferencia internacional. El alojamiento, el correo y la red están en Estados Unidos, así que tus datos y los de tus clientes se guardan y se procesan allá. Estados Unidos no cuenta hoy con una decisión que lo declare un país con nivel adecuado de protección; la transferencia se ampara en las cláusulas de protección de datos que cada uno de esos proveedores suscribe con nosotros, por las que se obligan a protegerlos, a usarlos solo para prestarnos el servicio y a no cederlos. Flow está en Chile.

No vendemos tus datos ni los de tus clientes y no los cedemos a terceros para sus propios fines. Si una autoridad nos los exige por ley, se los entregamos en la medida en que la ley lo obligue, y te lo informamos cuando sea posible.

Asistentes de IA. Expedientes no envía datos a servicios de inteligencia artificial por iniciativa propia. Tu cuenta puede conectar su propio asistente de IA, y responde por él: si un titular enciende la función y una persona autorizada conecta el asistente que eligió, lo que ese asistente lee de la cuenta se envía a quien ofrece ese asistente, que puede procesarlo fuera de Chile. No es un proveedor nuestro: lo elige quien lo conecta, y Expedientes no controla lo que hace con esa información. Tu correo y los datos de facturación de la cuenta no se le entregan. Las condiciones están en la sección 7 de los Términos del servicio.

• Los datos personales —correos, RUT, teléfonos— se guardan cifrados, y cada documento que subes se cifra con una llave propia. La base de datos está cifrada en reposo.
• Nuestro equipo no ve el contenido de tu cuenta: nuestras herramientas internas no le muestran tus clientes, expedientes, notas ni documentos. Lo único que puede hacer sobre él es recuperar algo borrado, a pedido tuyo y con tu aprobación, y eso queda registrado.
• Todo lo que nuestro equipo hace sobre una cuenta o una persona queda en un registro con quién lo hizo, cuándo y por qué.
• Las credenciales se bloquean tras varios intentos fallidos. Puedes cerrar tus sesiones abiertas desde la aplicación.
• Si sufrimos una vulneración de seguridad que afecte tus datos, la notificamos a la Agencia de Protección de Datos Personales y te avisamos a ti, sin dilación, en los casos en que la ley lo exige y siempre que pueda afectarte; al titular de una cuenta, además, le avisamos cuando afecte los datos de sus clientes, para que pueda cumplir sus propias obligaciones.

• Mientras tengas cuenta: lo que guardas, el tiempo que la cuenta exista. Lo que borras pasa 30 días en la papelera y hasta 90 días más en retención, desde donde solo nuestro equipo puede recuperarlo a pedido tuyo. «Eliminar definitivamente» borra de inmediato y sin retención.
• Al eliminar la cuenta: conservamos su información —incluidas las facturas y boletas que emitiste a tus clientes— 90 días, y después la borramos de forma definitiva. Dentro de ese plazo puedes pedirnos una exportación para llevártela.
• Las boletas y facturas que te emitimos por el servicio: el tiempo que exige la ley tributaria.
• Registros de acceso y seguridad: 12 meses.
• Los consentimientos para conectar un asistente de IA: cada vez que una persona conecta un asistente, guardamos quién lo hizo, en qué cuenta, a qué asistente, con qué permisos, qué texto aceptó, cuándo, desde qué dirección IP y con qué navegador. Guardamos también cómo terminó: si la persona lo desconectó, si un titular le quitó la autorización o si apagó la función. Lo mismo registramos cuando un titular enciende o apaga la función y elige quién puede usarla. La dirección IP se guarda cifrada. Este registro no se modifica ni se borra mientras la cuenta exista, porque es la constancia de lo que cada persona autorizó. Lo consulta nuestro equipo cuando hace falta acreditar qué se autorizó y cuándo.
• Lo que entrega cada llamada de un asistente de IA: cuándo fue, en qué cuenta, por cuenta de qué persona, con qué conexión, qué acción pidió y qué clientes, expedientes, notas o documentos recibió en la respuesta. Guardamos solo los identificadores, nunca lo que el asistente buscó ni el contenido que recibió. Sirve para investigar una conexión mal usada y para saber qué información alcanzó a salir si hay una vulneración de seguridad. Lo consulta nuestro equipo solo para eso. Lo conservamos 12 meses.
• Los datos de cada intento de pago —cuándo, desde qué dirección IP y con qué navegador—: mientras ese cobro se pueda reclamar, porque son lo que permite responder el reclamo.
• Registros pendientes: si te registras y no verificas tu correo, el registro se descarta al vencer el enlace.

Tienes derecho a acceder a tus datos, a rectificarlos, a pedir su supresión, a oponerte a un tratamiento, a la portabilidad de los datos que nos diste y a que se bloquee su tratamiento mientras se resuelve un reclamo.

Buena parte la puedes hacer tú desde la aplicación: ver y corregir tu nombre y correo, cambiar tu contraseña y eliminar tu cuenta. Para la portabilidad te preparamos, a pedido tuyo, una exportación de tu información. Para lo demás escríbenos por el formulario de contacto, indicando qué derecho ejerces. Te respondemos dentro del plazo legal, y si no procede te explicamos por qué.

Si no estás conforme con nuestra respuesta, puedes reclamar ante la Agencia de Protección de Datos Personales.

Usamos solo las cookies necesarias para mantener tu sesión abierta y para recordar preferencias de la interfaz, como el tema. No usamos cookies de publicidad ni de seguimiento entre sitios.

Si cambiamos esta política te lo avisamos por correo y en la aplicación, con al menos 30 días de anticipación cuando el cambio sea relevante. La versión vigente está siempre en esta página.