Política de gestión documental para una oficina pequeña: plantilla de una página

Una política de gestión documental de 40 páginas no la lee nadie. Para una oficina de hasta diez personas basta una página con reglas concretas. Esta es un punto de partida; adáptala. Si quieres el contexto antes, parte por qué es la gestión documental.

Política de gestión documental de [Nombre de la oficina]

Vigente desde [fecha]. Responsable: [nombre].

1. Dónde. Todo documento de un cliente se guarda en la carpeta de ese cliente en [sistema, por ejemplo Expedientes]. Ningún documento de cliente vive solo en un correo, en WhatsApp o en un computador.

2. Cómo se llama. AAAA-MM-DD tipo-de-documento.ext. Ejemplo: 2026-11-03 escritura-compraventa.pdf.

3. Lo que llega por otro canal se sube a la carpeta del cliente el mismo día y se borra del canal de origen.

4. Quién ve qué. Cada persona entra con su propia cuenta. Al irse alguien, su acceso se cierra el mismo día.

5. A los clientes se les piden y se les envían documentos por enlace, no por adjunto.

6. Versiones. Se conserva la versión firmada o presentada. Los borradores se eliminan al cerrar el asunto.

7. Cuánto se guarda. Cerrado el asunto, [N] años. Después se elimina, salvo que una ley exija más.

8. Datos personales. Las solicitudes de clientes sobre sus datos las responde [nombre] en menos de 30 días corridos.

9. Incidentes. Cualquier pérdida o envío equivocado se avisa a [nombre] el mismo día.

Por qué estas nueve y no otras

Las reglas 1 a 3 resuelven el desorden. Las 4 y 5 resuelven casi todas las filtraciones de una oficina pequeña: lo explicamos en dónde terminan los datos de tus clientes. Las 7 a 9 dejan cubierto lo que pide la nueva ley de datos: cuánto se guarda, cómo responder a un cliente que pide sus datos y qué hacer ante una filtración.