Nueva ley de protección de datos: lista para preparar una oficina de profesionales

La nueva ley de protección de datos ya está publicada y tiene fecha de entrada en vigencia (está en el artículo sobre lo que cambia con la ley, junto con el contexto completo). Si tienes una oficina de abogados, contadores, arquitectos o cualquier profesión que trabaje por encargo, esta es la versión corta de lo que conviene tener resuelto.

1. Haz el inventario: qué datos tienes

Una tabla simple con tres columnas: qué dato (RUT, domicilio, liquidaciones, fichas médicas…), de quién (clientes, contrapartes, trabajadores de tus clientes) y para qué. No necesita ser perfecta; necesita existir.

2. Anota dónde está cada cosa

Correo, WhatsApp, Drive, el computador de la oficina, la carpeta física. Si un mismo documento está en cuatro lugares, son cuatro lugares que cuidar. Este es el punto donde más se aprende.

3. Anota por qué tienes cada dato

La ley pide que cada dato que guardas tenga una razón que ella acepte. A esa razón la llama base de licitud. No tiene nada que ver con una base de datos: es el «por qué puedo tener esto». Para casi todo lo que haces con un cliente, la razón es el contrato de servicios que tienes con él. Para lo que te exige la ley, como lo tributario, es la obligación legal. Lo que no calce en ninguna, como la lista de asistentes a un evento de hace tres años, revísalo. Más detalle en licitud del tratamiento.

4. Identifica los datos sensibles

Salud, vida sexual, origen étnico, datos biométricos, situación socioeconómica y otros. Si llevas causas de familia, laborales con licencias médicas o asesorías previsionales, tienes. Necesitan más cuidado y, si se filtran, hay que avisarles a los afectados.

5. Decide cuánto tiempo guardas

Los datos se guardan mientras hay una razón. Define una regla, por ejemplo «cerrado el asunto, se conserva X años por responsabilidad profesional y después se elimina», y escríbela.

6. Revisa quién tiene acceso

¿El practicante que se fue sigue en la carpeta compartida? ¿La clave del correo la sabe todo el equipo? Cada acceso de más es una filtración que todavía no pasa.

7. Prepara cómo vas a responder solicitudes

Un cliente puede pedirte ver, corregir o eliminar sus datos, y tienes 30 días corridos para contestar. Define a qué correo llegan y quién las responde. Ver cómo responder.

8. Ten un plan de una página para una filtración

Quién decide, a quién se avisa y qué se anota. La ley pide reportar a la Agencia sin dilaciones indebidas cuando hay riesgo para las personas. Ver filtraciones.

Si al hacer el punto 2 descubres que los documentos de un mismo cliente están repartidos en cinco lugares, ese es el primer arreglo: juntarlos en uno solo es lo que más reduce el riesgo, y el trabajo de responder.