Licitud del tratamiento de datos personales: por qué puedes guardar los datos de tus clientes

«Licitud» es la palabra que usa la ley para decir que tienes derecho a tener un dato. Bajo la Ley 21.719 la regla general es el consentimiento, pero el artículo 13 enumera otras razones que permiten tratar datos sin pedirlo. Y agrega una frase que conviene leer dos veces: «El responsable deberá acreditar la licitud del tratamiento de datos.» No basta con tener la razón: tienes que poder mostrarla.

Las razones que acepta la ley, en simple

La ley las llama bases de licitud, o fuentes de licitud. «Base» acá significa fundamento, no base de datos. Basta con una por cada dato.

• Consentimiento. La persona aceptó, de forma libre, informada, previa y para un fin específico.
• Contrato. El dato es necesario para celebrar o cumplir un contrato con esa persona, o para pasos previos que ella pidió. Es la razón de casi todo lo que haces por un cliente.
• Obligación legal. Una ley te exige tenerlo o tratarlo. Pasa con lo tributario o lo laboral.
• Interés legítimo. Tienes un interés legítimo tú o un tercero, siempre que no se afecten los derechos y libertades de la persona. La persona puede pedir que le expliques cuál es.
• Defensa de un derecho. El dato es necesario para formular, ejercer o defender un derecho ante tribunales u órganos públicos. Es clave para abogados.
• Datos económicos y comerciales, con las reglas especiales que tiene la ley para ellos.

Un ejemplo por profesión

• Abogada en una causa civil: los datos de su cliente, por el contrato de servicios. Los de la contraparte, por la defensa de un derecho ante tribunales.
• Contador de una pyme: los datos de la empresa, por el contrato. Las liquidaciones de los trabajadores de esa empresa, por la obligación legal tributaria y laboral.
• Arquitecto con un permiso de edificación: la escritura y el certificado de dominio del mandante, por el contrato.

Una trampa: el consentimiento metido en el contrato

La ley presume que el consentimiento no es libre cuando se pide como parte de la ejecución de un contrato. Si tu contrato de servicios dice «el cliente consiente el tratamiento de sus datos», esa frase sirve poco. Tu razón para esos datos es el contrato mismo, y es mejor decirlo así.

Cómo «acreditar»

Para una oficina pequeña basta con tener escrito el inventario del punto 1 de la lista para preparar tu oficina, con la razón de cada dato al lado, el contrato o la carta de encargo con cada cliente, y una regla de cuánto tiempo guardas. Si la Agencia o un cliente pregunta, lo muestras.

Para el contexto completo de la ley, parte por lo que cambia con la ley de protección de datos personales.

Fuente: artículos 12 y 13 de la Ley 19.628 modificada por la 21.719, en la Biblioteca del Congreso Nacional.