Gestión de expedientes: cómo ordenar el trabajo de cada cliente
Un expediente por encargo, con sus documentos, notas, plazos y personas. Cinco reglas para llevarlos sin que nada dependa de la memoria.
Un expediente es todo lo que pertenece a un encargo: sus documentos, lo que se conversó, los plazos y las personas que participan. La gestión de expedientes es la forma de mantener eso junto y al día, para que cualquiera de la oficina pueda retomar un encargo sin preguntarle a quien lo llevaba.
Un expediente es un encargo, no un cliente
Es la confusión más común. Un cliente puede tener varios encargos: la compraventa de un departamento y, un año después, una posesión efectiva. Si todo va a una sola carpeta con su nombre, a los dos años nadie sabe qué documento era de qué.
La regla es un expediente por encargo, colgado de su cliente. La ficha del cliente guarda lo que no cambia, como su RUT y sus contactos. El expediente guarda lo de ese trabajo.
Qué va dentro de un expediente
- Los documentos, los que mandó el cliente y los que hiciste tú.
- Las notas: qué se habló en la reunión, qué quedó acordado por teléfono.
- Las fechas que no se pueden pasar: una audiencia, una declaración, la entrega de un informe.
- Las personas: el cliente, la contraparte, el notario, el contador de la empresa.
- Lo pedido y lo enviado: qué documento le pediste a quién, y qué le mandaste.
Un documento solo dice poco. Con la nota de por qué se pidió y la fecha para la que era, se entiende.
Cinco reglas para llevar los expedientes
- Ábrelo el primer día. Si el expediente se crea cuando «ya hay algo que guardar», lo de las primeras semanas queda en el correo.
- Ponle un nombre que se entienda sin abrirlo. «Compraventa depto Ñuñoa» sirve. «Varios» o «Trámite» no.
- Dale un número. Un correlativo, como 2026-014, permite nombrarlo por teléfono y citarlo en una boleta sin confundirlo con otro.
- Que tenga un responsable. Una persona que responde por él, aunque trabajen varias.
- Ciérralo cuando termina. Un expediente cerrado se sigue pudiendo consultar, pero sale de la lista de lo que hay que mirar todos los días.
Lo pendiente se mira todos los días
Ordenar los expedientes sirve de poco si los plazos siguen en la memoria. Lo que da tranquilidad es una sola lista, de todos los expedientes juntos, con lo que vence esta semana y lo que un cliente todavía no manda.
1 vencida
- AyerContestar la demandaSoto con Inmobiliaria Los Aromos
4 vencen esta semana
- HoyPresentar lista de testigosRol C-4.218-2026, 1.er Juzgado Civil de Santiago
- JuevesPlazo para apelarFuentes con Constructora Andina
- ViernesAudiencia preparatoriaRojas con Rojas
2 clientes sin responder
- Hace 4 díasCertificado de dominio vigenteMaría José Pérez
- Hace 6 díasContrato de arriendo firmadoTransportes Quilicura SpA
Lo que vence, lo que se pasó y a qué cliente le falta mandar algo, de todos los expedientes a la vez.
Papel, carpetas compartidas o un programa
- En papel funciona mientras trabajes solo y desde un mismo escritorio. No se busca, no se comparte y no avisa de nada.
- En carpetas compartidas se guardan bien los archivos, pero las notas, los plazos y las personas quedan en otra parte: el correo, una planilla, la memoria.
- En un programa de gestión de expedientes todo lo del encargo vive en el mismo lugar, y los plazos de todos los expedientes se ven juntos.
No hace falta cambiar todo de una vez. Los expedientes nuevos parten con las cinco reglas, y los antiguos se ordenan cuando vuelven a tener movimiento.
Si lo que falta es el orden de los archivos, sigue con qué es la gestión documental. Y para que los documentos de un cliente lleguen completos, cómo pedírselos.